POLITYKA PRYWATNOŚCI W GRUPA KOK SP. Z O.O.
Zgodnie z (art. 13 ust. 1 – 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) czyli RODO informujemy, że:
I. ADMINISTRATOR i IOD:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych: jest Grupa KOK sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu 41-806 ul. Lompy 11, tel. (32) 717 02 22, mail.: kok@grupakok.pl.
Administrator to podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych.
2. Kontakt z inspektorem ochrony danych (IOD) jest możliwy poprzez adres poczty elektronicznej: iod@grupakok.pl lub na adres administratora danych: kok@grupakok.pl.
II. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH:
Grupa KOK sp. z o.o. realizując cel biznesowy (świadczenie usług ochrony osób i mienia – fizycznej i technicznej, usługi serwisowe i remontowe maszyn w branży górniczej, usługi sprzątania oraz szkoleń) przetwarza dane osobowe w celu:
1. zawarcia i wykonania umowy z klientem lub kontrahentem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (za prawnie uzasadniony interes Administratora uznaje się kontaktowanie się z pracownikami lub współpracownikami klienta/kontrahenta w ramach działań podjętych w celu zawarcia umowy, a także jej realizacji. Dane te będą przetwarzane przez czas trwania umowy. Po upływie tego terminu do czasu upływu terminów roszczeń wynikających z umowy zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego i innych.
2. ustalenia, dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (za prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora uznaje się podejmowanie działań w celu dochodzenia roszczeń oraz obronę przed roszczeniami – w tym zakresie gromadzone są dane klienta/kontrahenta, ich pracowników i współpracowników w zakresie niezbędnym do dochodzonych roszczeń lub obrony przed nimi. Dane te będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowań prowadzonych w związku z dochodzeniem roszczeń lub obroną przed roszczeniem, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. Jeżeli termin dochodzenia roszczeń jest krótszy, aniżeli okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych – dokumenty takie Grupa KOK sp. z o.o. będzie przechowywać przez czas niezbędny dla wypełnienia obowiązku podatkowo – księgowego (5 lat od czasu zakończenia roku, w którym miało miejsce zdarzenie rodzące skutki podatkowe).
3. prowadzenia skarg i postępowań reklamacyjnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO – za prawnie uzasadniony interes realizowany przez Grupę KOK sp. z o.o. uznaje się podejmowanie działań w związku z rozpatrywaniem reklamacji, skarg w tym kontaktowanie się z klientem/kontrahentem bądź jego pracownikami/współpracownikami, odpowiadanie na zapytania dotyczące prowadzonej przez nas działalności – dane będą przechowywane max. 1 rok po upływie rozpatrzenia/rozliczenia reklamacji;
4. archiwizowania dokumentów dotyczących zawieranych umów, w tym dokumentów rozliczeniowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO – do czasu wypełnienia przez Grupa KOK sp. z o.o. poszczególnych obowiązków prawnych związanych z przechowywaniem dokumentów, a określonych w poszczególnych przepisach prawnych. W zakresie dokumentów, co których przechowywanie nie zostało określone wprost w przepisach prawnych, przez czas możliwy do dochodzenia roszczeń zgodnie z realizacją prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
5. prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej, o jakich mowa w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawie Prawo telekomunikacyjne – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – za prawnie uzasadniony interes realizowany przez Grupę KOK sp. z o.o. uznaje się podejmowanie działań promujących jej działalność – do czasu wniesienia sprzeciwu, o jakim mowa w art. 21 RODO i wskazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo już otrzymywać takich informacji;
6. prowadzenia działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, o jakich mowa w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawie Prawo telekomunikacyjne, w tym w szczególności poprzez e-mail, SMS, bezpośredni kontakt telefoniczny na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dane będą przechowywane do czasu wycofania zgody na prowadzenie takich działań, na które uprzednio wyrazili Państwo zgodę. Po wycofaniu zgody dane te będą przetwarzane dla celów dowodowych wykazania na potrzeby ewentualnie prowadzonych kontroli lub dochodzonych roszczeń z tego tytułu – tj. max. 6 lat licząc od momentu odwołania zgody;
7. obsługi zapytań kierowanych za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie internetowej – na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RDO – do czasu wycofania zgody lub realizacji celu;
8. monitoringu wizyjnego na terenie firmy Grupa KOK sp. z o.o. w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz zachowania bezpieczeństwa informacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO – utrwalone nagrania obrazu będą przechowywane przez czas max. do 3 miesięcy. Wyjątek stanowią przypadki, gdy nagranie stanowi dowód w prowadzonym postępowaniu przez organy ścigania/wymiaru sprawiedliwości (w takim przypadku do momentu prawomocnego zakończenia takiego postępowania, albo wniesienia sprzeciwu);
9. prowadzenia rekrutacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz c RODO – do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego na konkretne stanowisko, a w przypadku wyrażenia zgody przez kandydata na przetwarzanie jego danych na potrzeby innych procesów rekrutacyjnych – nie dłużej niż 12 miesięcy;
10. prowadzenia akt pracowniczych, rozliczeń z pracownikami i współpracownikami oraz wypełnianie innych obowiązków nałożonych na Administratora w związku z nawiązaniem stosunku pracy i współpracy z osobami fizycznymi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO i art. 9 ust. 2 lit. b RODO – dane będą przechowywane do czasu wypełnia nałożonego obowiązku związanego z przechowywaniem akt osobowych – przez lat 50, a w stosunku do akt osobowych pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat od momentu rozwiązania lub ustania stosunku pracy. Nie dotyczy to przypadków nawiązania stosunku pracy przed 1 stycznia 2019 r., gdy złożone zostanie oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym czasie pracowników, zleceniobiorców raportów informacyjnych. W zakresie dotyczącym umów cywilnoprawnych – będą one przechowywane do czasu upływu terminów wskazanych w przepisach prawnych do dochodzenia roszczeń z tego tytułu. W przypadku innych dokumentów, których okres przechowania nie podlega przechowywaniu, jak akt osobowych – będą przechowywane przez czas krótszy, tj. np. do czasu wycofania zgody.
W zakresie przetwarzania danych na podstawie zgody – do momentu wycofania takiej zgody przez współpracownika lub pracownika, np. na przetwarzanie fotografii.
Podanie danych osobowych, w zależności od celu przetwarzania może być wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem do zawarcia umowy. W zakresie, w jakim chcą Państwo nawiązać współpracę z naszą firmą podanie danych będzie niezbędne w celu zawarcia umowy, a także w celu wywiązania się przez nas z obowiązków prawnych. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości zawarcia umowy. We wszystkich pozostałych celach, kiedy ich przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – ich podanie jest dobrowolne. Konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości podjęcia przez nas stosownych działań w zakresie, w jakim nie wyrazili Państwo podania danych. Zgoda może być w dowolnym momencie wycofana bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
III. Prawa osób, które dane dotyczą:
1. Mają Państwo prawo żądania dostępu do treści swoich danych, otrzymania ich kopii, prawo żądania ich sprostowania (poprawy), ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, żądania usunięcia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), które wykonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Powyższe żądania można przesłać na adresy: iod@grupakok.pl, kok@grupakok.pl
2. Przysługuje Państwu również prawo do złożenia skargi w związku z przetwarzaniem ww. danych do organu nadzorczego t.j. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji na temat Urzędu Ochrony Danych Osobowych i sposobu wnoszenia skargi można znaleźć na stronie: www.uodo.gov.pl
IV. ODBIORCY DANYCH:
Grupa KOK sp. z o.o. może ujawniać Państwa dane osobowe:
1. podmiotom gospodarczym i osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą współpracującym i wspierającym naszą firmę w realizacji w.w. celów – w szczególności w zakresie usług doradczych, szkoleniowych, pocztowych oraz IT.
2. bankom/ instytucjom finansowym w zakresie prowadzonych rozliczeń.
3. organom państwowym i innym uprawnionym na podstawie stosownych przepisów prawnych i w zakresie w przepisach prawnych wskazanych.
V. PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH (POZA UE i EOG)
Grupa KOK sp. z o.o. przetwarza dane wyłącznie na terenie państw Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Nie przekazuje ich do państw trzecich.
VI. ZAUTOMATYZOWANIE PODEJMOWANIA DECYZJI:
Pana/Pani dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu, o jakim mowa w RODO.